Digitale Unterschrift: Wie Sie von elektronischen Signaturen profitieren

Es sind nicht immer nur die leistungsfähigeren, automatisierten Maschinen in der Fertigung, die Betriebe der Stahl- und Metallindustrie voranbringen. Auch vermeintlich kleinere technologische Neuerungen wie digitale Signaturen können in Ihrem Unternehmen die Effizienz deutlich erhöhen, beispielsweise durch schnellere Vertragsabschlüsse mit Kund:innen oder eine effektivere Bearbeitung von Finanzdokumenten bei Ihrer Buchhaltung.

Welche Vorteile sich für Sie durch digitale Unterschriften ergeben und wie Sie sie ganz einfach erstellen, erklären wir Ihnen hier.

Was ist eine digitale Unterschrift?    

Eine digitale Unterschrift – auch elektronische Unterschrift genannt – ist ein Verfahren zur Unterzeichnung von digitalen Dokumenten. Obwohl ein digital unterschriebenes Schriftstück nicht in Papierform vorliegt bzw. handschriftlich unterzeichnet ist, ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig und wird seit dem 1. Juli 2016 vom Gesetzgeber sowohl in Deutschland als auch in EU-Mitgliedsstaaten rechtlich anerkannt.

Rechtsgültigkeit erreicht eine elektronische Unterschrift dank der zugrundeliegenden Technologie der digitalen Signatur. Hierunter ist ein Prozess der Versiegelung zu verstehen, der zweifelsfrei darlegt, dass ein digital unterschriebenes Dokument nicht nachträglich verändert oder verfälscht wurde. Damit sind digitale Unterschriften rechtlich betrachtet identisch zur traditionellen Variante in Schriftform.

Elektronische Unterschriften: Die Vorteile im Überblick

Falls Ihr Unternehmen den Unterschriftenverkehr bei Verträgen, Rabattvereinbarungen oder rechtlichen Dokumenten noch von Hand erledigt, können elektronische Unterschriften erheblich dazu beitragen, diese Prozesse effizienter zu gestalten. Hier ein kurzer Überblick, wie vielfältig Sie von digitalen Unterschriften profitieren:

Geld sparen durch digitale Unterschriften

Für jedes handschriftlich signierte Dokument, das Sie im Anschluss per Post an Ihre Vertragspartner versenden, müssen Sie Porto entrichten und Papier- sowie Druckkosten bezahlen. Je nachdem, wie hoch der Schriftverkehr in Ihrem Unternehmen ist, kommen in diesem Zusammenhang schnell beträchtliche Kosten auf, die Sie durch elektronische Unterschriften deutlich minimieren können.

Arbeitsaufwände reduzieren

Schriftwechsel in Papierform gehen auch mit erhöhtem Arbeitsaufwand einher. Schließlich muss ein zu unterschreibendes Dokument von Ihren Mitarbeitenden ausgedruckt, unterschrieben und im Anschluss per Post oder Fax an Vertragspartner:innen versendet werden. Mit einer digitalen Unterschrift können Sie all diese Vorgänge mit wenigen Klicks direkt am Computer erledigen und sparen dadurch Zeit.

Mit elektronischen Unterschriften die Kundenzufriedenheit steigern

Die bereits angesprochenen Punkte gelten nicht nur für Sie und Ihre Mitarbeitenden, sondern betreffen auch Ihre Kundschaft, da beim Rückversand von Dokumenten an Sie ebenfalls Kosten anfallen und Kund:innen durch eine elektronische Unterschrift all dies bequem mit wenigen Handgriffen erledigen können. Wenn Sie Ihrer Zielgruppe also die Möglichkeit der digitalen Unterschrift einräumen, erhöhen sich die Chancen auf gesteigerte Kundenzufriedenheit.

Prozessmanagement insgesamt optimieren

Spezielle Fachbereiche wie Buchhaltung, Vertrieb oder Ihre Abteilung für Einkauf und Materialbeschaffung, die tagtäglich mit Vertragsdokumenten zu tun haben, müssen bei Dokumenten in Papierform den Überblick behalten und diese ordentlich abheften. Mit Dateien fällt dies im Regelfall leichter, zumal so alle Fachbereiche Ihres Betriebs in Ihrem Firmennetzwerk schnell Zugriff auf den gesamten Schriftverkehr haben.

Mit digitaler Unterschrift Nachhaltigkeit erhöhen

Ein positiver Effekt, wenn Sie auf elektronische Unterschriften setzen, ist eine verbesserte Nachhaltigkeitsbilanz für Ihren Betrieb. Sie reduzieren nämlich nicht nur Ihren Papierverbrauch, sondern sparen sich auch die Zustellung durch einen Versanddienstleister oder den Weg mit dem eigenen Firmenauto zu Kund:innen.  

Digitale Unterschriften erstellen: So einfach und schnell funktioniert es

Wenn Sie beim Begriff digitale Unterschrift befürchten, dass die Verwendung kompliziert sein könnte, seien Sie versichert: Eine elektronische Unterschrift ist eigentlich genauso unkompliziert wie das handschriftliche Unterzeichnen auf dem Papier.

Alles, was Sie bei der Verwendung von digitalen Unterschriften benötigen, stellen Ihnen verschiedene Anbieter im Internet zur Verfügung. Im Regelfall genügen wenige Klicks, um ein Dokument rechtsgültig zu signieren und es direkt für den Weiterversand per Mail parat zu haben.

Ein kurzer Hinweis: Zwar fallen für die Nutzung von elektronischen Unterschriften bei Anbietern gewisse Kosten für Sie an. Wenn Sie diese allerdings mit Druck-, Papier- und Portokosten gegenrechnen und darüber hinaus den geringeren Arbeitsaufwand mit einkalkulieren, ist die Verwendung von digitalen Unterschriften für Sie sehr wahrscheinlich insgesamt lukrativer.   

Fazit: Mit elektronischen Unterschriften steigern Sie Ihre Effizienz und senken Kosten

Sie sehen also, dass Fortschritt durch digitale Technologien innerhalb der Metall- und Stahlindustrie nicht immer nur durch größere Anschaffungen wie automatisierte Software-Bots oder leistungsfähigere Produktionsmaschinen erzielt werden kann. Auch kleinere Innovationen wie die digitale Signatur können Ihr Unternehmen gesamtheitlich voranbringen und dabei Kosteneinsparungen sowie bessere Arbeitsabläufe bewirken.  

Das Wichtigste hier noch einmal zusammengefasst:   

• Elektronische Unterschriften sind eine effektive Möglichkeit, um digitale Dokumente rechtsgültig anerkannt zu unterzeichnen.

• Die Verwendung von digitalen Unterschriften sorgt nicht nur für bessere Kosteneffizienz, sondern steigert auch die Nachhaltigkeit und Kundenzufriedenheit bei Unternehmen.

• Der Service der digitalen Unterschrift ist unkompliziert und kann bei einer Reihe von Dienstleistern im Internet in Anspruch genommen werden.